Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Aydınlatma Metni

Kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek amacıyla 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 Sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) hususunda BELGEMOD MESLEKİ YETERLİLİK BELGELENDİRME VE SINAV HİZMETLERİ A.Ş. olarak veri sorumlusu sıfatıyla Kanun’un “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi uyarınca sizleri bilgilendirmek isteriz.

BELGEMOD, adayları ve/veya adayların yetkililerinden aldığı kişisel bilgilerin gizliliğini korumak için evrak, sistem altyapısı ve internet sunucularını en güvenilir seviyede tutmaktadır.

Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

BELGEMOD, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dâhilinde kişisel verileriniz; sınav ve belgelendirmeye ilişkin gerekli işlemlerin icrası, düzenlenecek evrakların değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, gerekli faaliyetlerin icrası, hizmetlerin sunulabilmesi ve bu kapsamda gerekli işlerin yürütülmesi, açık rızanızın varlığı halinde ürün ve hizmetlerimiz ile ilgili olarak tarafınızca iletişime geçilmesi, firmamız ile birlikte pazarlama faaliyetlerinde bulunulması, müşteri edinimi çalışmalarının gerçekleştirilmesi ve bununla ilgili olarak ürün ve hizmetlerimize ilişkin tekliflerin paylaşılması, Şirket faaliyetleri kapsamında hukuken yapılması gerekli görülen raporlama ve incelemelerin yapılabilmesi gibi amaçlar kapsamında işlenmektedir.

Müşterimiz ile sözleşmenin kurulabilmesi ve ifası için işlediğimiz veriler Kanun’da öngörüldüğü şekilde istisnaya tabi olacaktır.

Kişisel Verilerin Toplanması ve Hukuki Sebebi

BELGEMOD, adayları ve/veya adayların yetkililerinin kişisel verilerini kendisinden, her türlü yazılı, sözlü ve elektronik mecralardan, üçüncü kişilerden ve yasal mercilerden temin edebilmektedir. Kişisel verilerin işlenme amaçlarının hukuki sebepleri ise; Şirketimizin tabi olduğu mevzuattan doğan yükümlülükler kapsamında her türlü ürün ve hizmetlerde kullanılmak; işlem sahibinin bilgilerini tespit için kimlik, adres ve diğer gerekli bilgileri kaydetmek; işleme dayanak olacak tüm kayıt ve belgeleri düzenlemek; mevzuat ve resmi otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak; talep edilen ürün ve hizmetlerini sunabilmek ve akdedilen sözleşmenin gereğini yerine getirmek olarak sayabiliriz.

Kişisel Verilerinizin Paylaşılması

Yukarıda belirtilen amaçlarla, mevzuatın izin verdiği ve iş süreçlerimizin gerektirdiği ölçüde kişisel verilerin aktarılabileceği / aktarıldığı kişi ve kuruluşlar, kamu tüzel kişileri ve üçüncü kişilerle paylaşılmaktadır. Bunun yanında, kişisel veriler mevzuat gereği, hukuki yükümlülük sebebiyle kamu kurumları ve diğer kuruluşlarla paylaşılabilecek, yasal raporlamalara konu olabilecektir. Bu kapsamda, resmi mercilerden bir talep gelmesi halinde kişisel verilerinizin resmi merciler ile paylaşımı Kanun’da öngörüldüğü üzere istisnaya tabi olacaktır. Kişisel verileriniz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi ve ifası amacıyla şirketimiz anlaşmaları dâhilinde üçüncü kişi/kuruluşlarla paylaşılabilecektir.

Kişisel Verilerinizin Saklanması

Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süreler boyunca saklanabilmektedir. Başka bir gerekçe veya hukuki sebep olmaması, uluslararası yasa veya düzenlemenin bulunmaması ve sözleşmelerden kaynaklı zorunlulukların ortadan kalkması halinde işlenme amaçları ortadan kalkan kişisel verileriniz silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Sınava Başvuran ve/veya Giren Adaylardan Talep Edilen Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

BELGEMOD BELGELENDİRME, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer uygulanabilir mevzuat hükümleri doğrultusunda, veri sorumlusu sıfatı ile Mesleki Yeterlilik Sınavına başvuran ve/veya sınava giren adayların, MYK Mevzuatı ve Akreditasyon 17024 Yönetim Sistemi tarafından talep edilen bilgileri işlemektedir.

1. BELGEMOD BELGELENDİRME, Mesleki Yeterlilik Sınav faaliyetlerini gerçekleştirebilmek adına MYK Mevzuatı gereği, başvuru sahiplerinin / adayların kişisel verilerini almaktadır.

2. Sınavları gerçekleştirebilmek, sınav sonrası süreçleri takip edebilmek ve gerekli hallerde aday ile iletişime geçebilmek için adaydan nüfus cüzdanı bilgileri (adı, soyadı, cinsiyeti, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi), iletişim bilgileri (adres, ev/cep telefonu, e-posta adresi), öğrenim durumu, toplam iş tecrübesi, daha önce mesleki yeterlilik belgesi edinip edinmediği ve çalışmakta olduğu işyerinin adı/adresi gibi veriler talep edilmektedir. Adayın Mesleki Yeterlilik Belgesi almaya hak kazanması halinde, yatırmış olduğu sınav ücretini 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu kapsamında geri ödeyebilmek adına banka hesabının IBAN numarası talep edilir.

3. Uygulamalı sınavların değerlendirilmesini ve sınavların güvenilir bir ortamda yapılmasını sağlamak, tabi olunan denetimler gerektirdiğinde denetleyen kurumlara iletmek üzere sınavlarda kamera kaydı alınmaktadır.

4. Sınavlarda can güvenliğini ve acil durumlarda ilk yardım müdahalesini sağlamak amacıyla, başvuru aşamasında uzman desteği gerektirecek özel bir sağlık durumu ve/veya fiziksel engel bulunup bulunmadığına ilişkin veri talep edilebilmektedir.

Verilerin Kaydedilmesi ve Saklanması

Başvuru sahibi ve/veya adaylara ait veriler, Mesleki Yeterlilik Kurumu mevzuatı ve BELGEMOD BELGELENDİRME Kalite Yönetim Sistemi gereği; sınav dosyalarında, bilgisayar ortamında tutulan dosyalarda, elektronik ortamda diğer yazılımlarda ve MYK portalı üzerinde saklanmaktadır. Bu bilgiler MYK Mevzuatı gereği belge geçerlilik süresinin 2 katı süre ile saklanmakta, süre sonunda imha edilmektedir.

Verilerin Paylaşıldığı Kişi ve Kurumlar

BELGEMOD BELGELENDİRME kanunen tabi olduğu denetimler (Mesleki Yeterlilik Kurumu denetimi, Türk Akreditasyon Kurumu denetimi vb.) sebebiyle, kendisini denetime tabi tutan kurumlarla talep edilen bilgi ve belgeleri paylaşmaktadır. Finansal kayıtların düzgün yapılabilmesi için serbest mali müşavirden hizmet almakta ve gerekli verileri bu kapsamda paylaşmaktadır. İnternet sitesini ve e-posta hizmetlerini erişilebilir tutmak için web ve mail hosting hizmeti aldığı firmalarla, kullandığı yazılımlar için ise ilgili yazılım firmalarıyla, hizmetin gerektirdiği ölçüde veri paylaşımı yapılmaktadır.

Başvuru Sahibi / Aday / Sınava Girmiş Kişi Olarak Haklarınız

BELGEMOD BELGELENDİRME’ye başvurarak;

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmiş olması durumunda buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması durumunda düzeltilmesini isteme,
• İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması şartıyla silinmesini, yok edilmesini veya anonim hâle getirilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz. Bu kapsamda iletilen talepler BELGEMOD tarafından en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvuru Yöntemi

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiklerinize yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi bir dilekçe ile imzalı olarak aşağıdaki adrese bizzat elden veya noter kanalıyla ya da sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle iletebilirsiniz.